A la fin de chaque mois ou de l’année, il est recommandé de calculer le temps de travail effectué par chaque employé. Cet article montre comment calculer le temps des présences mensuelles, tout en tenant compte des heures supplémentaires. D’autres alternatives vous seront proposées pour facilement calculer le temps passé en entreprise.
Plan de l'article
Temps de travail effectif
De façon générale, le temps de présence en entreprise est qualifié en fonction de trois critères. D’abord, le salarié doit être disponible à son employeur, puis l’obligation de l’employer à se conformer aux ordres de son employeur. Et enfin l’absence de liberté s’engager dans les projets personnels.
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Déterminer les heures qui font partie du temps de travail en entreprise est une étape nécessaire pour un bon calcul à la fin d’un mois. Selon le Code de travail, les activités suivantes sont considérées comme temps de présence en entreprise.
Il s’agit des heures d’ouverture des délégués du personnel, des heures d’ouverture des réunions et des heures de formation. Sans oublier les heures consacrées aux examens médicaux obligatoires. Ils sont tenus d’être tous comptabilisés.
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La prise en compte des heures supplémentaire
Les heures de travail qui surpassent le seuil légal de 35 heures hebdomadaires sont considérées comme heures supplémentaires. Lorsque vous désirez calculer les heures supplémentaires de façon annuelle, il faut tenir compte qu’au-dessus de 1607 heures de travail en une année, les heures de surplus sont considérées comme heures supplémentaires. Des heures supplémentaires oui, mais ces heures sont aussi des heures de présence en entreprise.
L’employeur doit alors payer ce temps de travail, raison pour laquelle il faut chaque semaine le noter et ensuite fournir un résumé à l’employeur. Pour procéder au calcul du temps de travail ou de présence en entreprise, il est essentiel de savoir que pour un salaire de base, les 8 premières heures sont augmentées de 10%, puis de 25%.
Méthode de calcul automatique du temps de travail
Utiliser un pointeur mobile est un moyen efficace pour faciliter le calcul et le suivi du temps de présence en entreprise. Un simple smartphone suffit pour faciliter les calculs de façon automatique. Mais toutes les cravates ne portent pas cette fonctionnalité.
Le pointage Organilog-pointage permet de calculer le temps de travail en entreprise mais aussi de pouvoir gérer les heures d’absence. Cet outil est sûrement le plus complet du marché. En plus de servir de badgeuse, il peut aussi centraliser la gestion de vos factures, de vos programmes et autres…
Vous pouvez aussi procéder au pointage sur ordinateur. Cette méthode est simple et moins couteuse et permet d’obtenir les horaires de tous les employés qui ont accès à un ordinateur.
L’impact des absences et des congés sur le temps de présence
Lorsque vous calculez le temps de présence en entreprise, pensez à bien prendre en compte les absences et les congés. Les employés peuvent avoir des congés payés, des jours fériés ou encore des absences pour maladie. Ces périodes doivent être comptabilisées pour calculer le temps de travail réel.
• Les jours fériés légaux : ils font partie du calendrier annuel et ne nécessitent pas un jour supplémentaire ;
• Les arrêts maladie : ils doivent être déclarés par l’employeur qui doit ensuite transmettre une attestation au salarié.
Les jours fériés non travaillés sont considérés comme une journée normale dont l’employé peut profiter sans perdre ses droits aux avantages prévus par son contrat. En revanche, les heures supplémentaires effectuées durant cette période doivent être prises en compte.
En cas d’arrêt maladie prolongé, l’employeur peut organiser un suivi avec un médecin conseil afin que la reprise soit possible dès que possible et dans les meilleures conditions possibles pour toutes les parties concernées. Pensez à bien poser ces questions dès lors que survient une absence prolongée.
Le suivi rigoureux des horaires permet aussi aux employeurs d’avoir accès plus facilement aux informations sur leur personnel, notamment sur leur productivité ainsi qu’à tous leurs besoins spécifiques tels que les congés pour raisons personnelles, les demandes de formations et autres.
Le calcul du temps de présence en entreprise peut être influencé par plusieurs facteurs tels que les absences ou encore les congés. Pour un suivi optimal des heures travaillées pour tous vos employés, il est recommandé d’utiliser une méthode de pointage automatique qui permettra aussi une grande précision dans la gestion des plannings et l’organisation globale de votre entreprise.
Les règles légales à respecter en matière de temps de travail
Au-delà des absences et des congés, il faut rappeler que le temps de travail en entreprise est encadré par des règles légales. Le Code du Travail fixe ainsi la durée maximale hebdomadaire à 35 heures. Cette limite peut toutefois être dépassée sous certaines conditions : les heures supplémentaires doivent être payées ou compensées par un temps de repos équivalent.
Il existe aussi une distinction entre les différents types d’horaires :
• Les horaires collectifs sont ceux qui s’appliquent à l’ensemble du personnel ;
• Les horaires individuels peuvent être adaptés aux besoins spécifiques d’un salarié.
Les contrats prévoient souvent une durée de travail hebdomadaire inférieure à 35 heures pour les employés à temps partiel. Ceux-ci ont aussi droit aux mêmes avantages que leurs collègues travaillant à plein temps, mais leur rémunération sera calculée au prorata du nombre d’heures effectuées.
Il faut prendre en compte les périodes d’astreinte. Ces dernières ne sont pas considérées comme du temps de travail effectif, mais elles imposent néanmoins au salarié une disponibilité permanente pour intervenir en cas d’urgence.
Il faut veiller au respect des pauses obligatoires. Pour chaque demi-journée travaillée, un salarié a droit à une pause minimale de vingt minutes consécutive avec celle-ci lorsqu’elle dépasse six heures trente consécutives de travail.
Le temps de travail en entreprise est soumis à des règles strictement encadrées par la loi. Il faut veiller au respect de ces règles afin d’éviter tout litige avec les salariés et les autorités compétentes. Pour une gestion optimale du temps de travail, il peut être judicieux d’investir dans un logiciel spécialisé qui facilite le suivi des horaires et permette ainsi aux employeurs d’avoir une vue globale sur l’organisation du personnel dans leur entreprise.